Digitales Prüfbuch & Wartungsmanagement
Prüfungs- & Wartungssoftware für technische Anlagen
Verwalten Sie Prüfbücher, Abnahmen und Wartungen für automatische Türen, Brandschutztüren, RWA-Anlagen und Feuerlöscher – alles in einer zentralen, digitalen Plattform.
Störungen
5 offenOffen
12
Aktiv
7
Erledigt
38
QR-Code scannen
PB-1003-ATSchiebetür Eingang Süd
Filiale 142 · letzte Prüfung 12.11.
Auftrag erledigt
vor 2 Min
Zugewiesen an L.P.
Region West
Wartung in 14 Tagen
RWA Treppenhaus
Funktionsumfang
10 Module für Ihr Prüfmanagement
Von der Prüfbuchverwaltung bis zur Konfiguration – PrüfBase deckt den gesamten Lebenszyklus Ihrer technischen Anlagen ab.
Prüfbuchverwaltung
Digitale Prüfbücher für alle Anlagentypen erstellen, verwalten und archivieren.
Abnahmeprozesse
Strukturierte Abnahmeprotokolle und Prüfberichte digital erfassen und freigeben.
Auftragsbearbeitung
Aufträge von der Anlage bis zur Fertigstellung effizient verfolgen und verwalten.
Angebotsverwaltung
Angebote erstellen, nachverfolgen und in Aufträge umwandeln.
Kapazitätenplanung
Ressourcen und Mitarbeiter optimal planen und Engpässe vermeiden.
Reporting
Automatische Berichte und Dashboards für Prüfstatus und Wartungsintervalle.
Filialverwaltung
Mehrere Standorte und Filialen zentral verwalten und überwachen.
QR-Code-System
Anlagen per QR-Code identifizieren und Prüfdaten direkt vor Ort abrufen.
Benutzerverwaltung
Rollen und Berechtigungen für Techniker, Gutachter und Administratoren steuern.
Konfiguration
Flexible Einstellungen für Prüfintervalle, Vorlagen und Benachrichtigungen.
Produkt
Ein Blick in PrüfBase
Strukturierte Auftragsbearbeitung, klare Status-Logik und alle Daten an einem Ort – vom Innendienst bis zum Techniker vor Ort.
Störungen
Offene Störungen und dringende Vorgänge in der Auftragsbearbeitung.
| Region | Auftragsnr. | Kurztext | Techniker | Status |
|---|---|---|---|---|
| Nord | #4501298 | Schiebetür blockiert | M. Huber | offen |
| Süd | #4501301 | Wartung 1/2 jährlich | A. Wagner | in Arbeit |
| Süd | #4501305 | Notdienst – Drehtür defekt | – | offen |
| Mitte | #4501318 | Programmschalter tauschen | F. Brunner | erledigt |
| West | #4501322 | RWA Jahresprüfung | L. Pichler | in Arbeit |
Auftragsdetail
#4501298 · Schiebetür blockiert
Hofer Filiale 142 · EQ-1003 · Region Nord
Ursache & Maßnahme
1–6
Schnellerfassung per Tastatur für jede Ursache
Live
Sidebar-Badges aktualisieren in Echtzeit
Prüfberichte mit einem Klick generieren
Ihre Vorteile
Warum PrüfBase?
Sechs entscheidende Vorteile, die Ihr Prüf- und Wartungsmanagement auf ein neues Level heben.
Eine Plattform · alle Schritte
CRM
✓ inkludiert
ERP
✓ inkludiert
Wartung
✓ inkludiert
End-to-End-Lösung
Vom Angebot über die Montage bis zur Wartung – PrüfBase bildet den gesamten Prozess in einer einzigen Plattform ab. Keine isolierten Tools, keine Medienbrüche.
Standort 142 · Anlagen
Schiebetür Eingang Süd
geprüft 12.11.2025
RWA Treppenhaus West
fällig seit 18 Tagen
Drehtür Hinterausgang
in 14 Tagen
Ampelsystem für Prüfstatus
Mit dem visuellen Ampelsystem erkennen Sie sofort, welche Anlagen geprüft, überfällig oder in Bearbeitung sind. Keine Prüfung wird mehr übersehen.
Automatischer Trigger
April 2026
KW 18Wartung fällig
Schiebetür Eingang Süd · in 14 Tagen
Automatisierung
Automatische Erinnerungen an fällige Prüfungen, Wartungsintervalle und Fristen. Reduzieren Sie manuellen Aufwand und minimieren Sie Fehlerquellen.
Vor Ort · Scan in 2 Sekunden
PB-1003-AT
Schiebetür Eingang Süd
12 Einträge · letzte Prüfung 12.11.
QR-Code-Integration
Jede Anlage erhält einen eindeutigen QR-Code. Techniker scannen vor Ort und greifen sofort auf Prüfhistorie, Dokumentation und offene Aufgaben zu.
Geprüft & dokumentiert
Geprüft
2026
Prüfprotokoll · konform mit:
- AM-VO Arbeitsmittelverordnung
- TRBS Brandschutzverordnungen
- EN 16005 RWA-Anlagen
- DSGVO Datenhaltung EU
Compliance-Sicherheit
Erfüllen Sie alle gesetzlichen Prüfpflichten nach AM-VO, Brandschutzverordnungen und weiteren Normen. Lückenlose Dokumentation für Behörden und Gutachter.
Aktivieren Sie nur, was Sie brauchen
Prüfbuch
Aufträge
QR-Code
Wartung
Angebote
Kapazitäten
Zusatzmodule jederzeit zubuchbar.
Modularer Aufbau
Nutzen Sie nur die Module, die Sie brauchen. PrüfBase wächst mit Ihrem Unternehmen – skalierbar und flexibel anpassbar.
Praxis-Features
Funktionen, die im Alltag den Unterschied machen
Aus echten Service-Prozessen entstanden. Nicht jedes Feature klingt spektakulär – aber jedes spart Zeit.
E-Mail-Auto-Import
Eingehende Auftrags-Mails werden automatisch erkannt, geparst und als Auftrag samt technischem Platz angelegt – inklusive Protokoll für jeden Vorgang.
Strukturierte Schadensaufnahme
Ursachen wie Steuerung, Motor oder Sensorik werden über ein 6-stufiges Status-System schnell erfasst – per Tastatur in Sekunden.
Anlagenzustand & Prüfbuch
Mängelfrei, EN-konform, Prüfbuch vorhanden? Alle Anlagenzustände werden strukturiert dokumentiert – revisionssicher.
Digitale Kundenunterschrift
Der Kunde unterschreibt direkt am Tablet. Die Unterschrift erscheint automatisch auf dem Prüfbericht – kein Papier, keine Nacharbeit.
PDF-Prüfberichte – auch als Bulk
Generieren Sie Prüfberichte einzeln oder für alle zusammengehörigen Aufträge in einem Schritt. Mit eigenem Briefkopf für Service-Partner.
Bulk-Aktionen
Mehrere zusammengehörige Aufträge gleichzeitig abschließen oder verrechnen. Das System prüft automatisch, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind.
Live-Updates
Neue Aufträge, Zuweisungen und Statusänderungen erscheinen ohne Reload – Sidebar-Badges aktualisieren in Echtzeit.
Audit-Trail
Änderungs- und Prozessprotokoll dokumentieren jede Zuweisung, jeden Import und jeden Abschluss – inklusive Benutzer und Zeitstempel.
Region- & Niederlassungs-Filter
Aufträge nach Nord, Süd, Ost, West oder Mitte filtern. Innendienst und Techniker arbeiten in ihrer Region – ohne Datenrauschen.
Telefonisch- & SAP-Abschluss
Aufträge können auch ohne Vor-Ort-Termin sauber dokumentiert werden – telefonisch oder als SAP-Abschluss, mit Hinweis im Audit-Log.
Auftrag duplizieren
Ein Auftrag, mehrere Anlagen am gleichen Standort? Der Innendienst dupliziert in zwei Klicks und der Techniker bekommt eine Notification.
Mandantenfähig
Mehrere Tenants mit komplett getrennten Daten – ideal für Service-Dienstleister mit vielen Endkunden oder Konzerne mit eigenem Filialnetz.
Rebranding auf Wunsch
Wir betreiben PrüfBase auf Wunsch komplett unter Ihrer Marke – mit Ihrem Logo, Ihren Farben, Ihrer Domain und Ihrem Briefkopf im PDF-Prüfbericht.
Offline-fähig (PWA)
PrüfBase läuft als Progressive Web App – funktioniert in U-Bahnen, Tiefgaragen oder beim Funkloch-Standort weiter und synchronisiert, sobald wieder Empfang da ist.
Eigenkontrolle für Filialen
Filialleiter erfassen Mängel selbst, hängen Fotos an und der Service-Betrieb sieht den Auftrag sofort. Reduziert Telefonate und beschleunigt den Reaktionsprozess.
Rollen & Rechte
Vier Rollen – passgenaue Berechtigungen
PrüfBase trennt klar zwischen Verwaltung, Disposition und Außendienst. Jede Rolle sieht nur, was sie wirklich braucht.
Administrator
Voller Zugriff auf alle Bereiche, Konfiguration und Auswertungen.
- Alle Module & Standorte
- Auswertung & KPI-Dashboards
- Userverwaltung & Rollenvergabe
- Änderungs- und Prozessprotokoll
Innendienst
Disponiert Aufträge, weist Techniker zu und verrechnet abgeschlossene Aufträge.
- Auftragsbearbeitung Störung & Wartung
- Techniker-Zuweisung & Bulk-Aktionen
- Verrechnung freigeben
- E-Mail-Auto-Import & Protokolle
Techniker
Erfasst vor Ort Ursachen, Anlagenzustand und Kundenunterschrift.
- Eigene Aufträge & Wartungen
- Strukturierte Schadensaufnahme (1–6)
- Material- und Zeiterfassung
- Prüfbericht direkt generieren
Externer Partner
Eingeschränkter Zugriff für externe Service-Partner mit eigenem Briefkopf im Prüfbericht.
- Nur zugewiesene Aufträge
- Eigene Firmendaten im PDF-Bericht
- Keine Einsicht in andere Regionen
- Keine Verrechnungs-Funktion
Zielgruppen
Für wen ist PrüfBase?
PrüfBase unterstützt alle Akteure entlang der Wertschöpfungskette technischer Anlagen.
Türhersteller
Prüfbücher direkt ab Werk anlegen und mit der Tür ausliefern. Digitale Dokumentation vom ersten Tag an.
Service-Betriebe
Wartungsaufträge effizient verwalten, Techniker einplanen und Prüfberichte vor Ort erstellen.
Zivilgutachter
Abnahmeprüfungen strukturiert durchführen und Prüfprotokolle digital signieren.
Facility Management
Alle Anlagen über mehrere Standorte hinweg zentral überwachen und Prüffristen einhalten.
Vertrieb
Angebote erstellen, nachverfolgen und nahtlos in Aufträge umwandeln – alles in einem System.
Prozess
So funktioniert's
Von der Angebotserstellung bis zur laufenden Wartung – PrüfBase begleitet Sie durch den gesamten Lebenszyklus.
Angebot
Angebot erstellen und an den Kunden senden
Auftrag
Angebot wird zum Auftrag bestätigt
Planung
Produktion und Montage werden geplant
Fertigung
Die Anlage wird gefertigt
Montage & QR-Code
Installation vor Ort und QR-Code anbringen
Gutachter-Abnahme
Abnahmeprüfung durch Sachverständigen
Wartung
Laufende Wartung und Prüfzyklen
Angebot
Angebot erstellen und an den Kunden senden
Auftrag
Angebot wird zum Auftrag bestätigt
Planung
Produktion und Montage werden geplant
Fertigung
Die Anlage wird gefertigt
Montage & QR-Code
Installation vor Ort und QR-Code anbringen
Gutachter-Abnahme
Abnahmeprüfung durch Sachverständigen
Wartung
Laufende Wartung und Prüfzyklen
Einführung
So starten Sie mit PrüfBase
Von der Demo bis Go-live: typischerweise 2–4 Wochen. Klare Schritte, klare Aufwände – ohne Überraschungen.
Demo & Erstgespräch
Wir zeigen Ihnen PrüfBase live anhand Ihrer konkreten Anwendungsfälle und klären gemeinsam Ihre Anforderungen.
- Live-Demo der relevanten Module
- Aufnahme Ihrer Prozesse
- Aufwandsschätzung
Setup & Datenimport
Wir richten Ihre Instanz ein, importieren bestehende Stammdaten (Standorte, Anlagen, Material) und konfigurieren Rollen sowie E-Mail-Auto-Import.
- Eigene Instanz mit Ihren Daten
- Rollen & Regionen konfiguriert
- E-Mail-Postfach angebunden
Schulung
Innendienst und Techniker werden in zwei getrennten Sessions auf ihre jeweilige Sicht der App geschult – inklusive Tablet-Workflow vor Ort.
- Innendienst-Schulung
- Techniker-Schulung am Tablet
- Schulungsunterlagen
Go-live & Begleitung
Wir begleiten Sie in den ersten Wochen aktiv, beheben Sonderfälle und feilen an der Konfiguration. Danach: regelmäßige Updates und Support.
- Hypercare in den ersten 2 Wochen
- Laufender Support
- Quartalsweise Releases
Bereit für eine 30-minütige Live-Demo?
Unverbindlich, mit Ihren Anwendungsfällen. Wir zeigen genau die Module, die für Sie relevant sind.
Potenzial
Ersparnis-Rechner
Wählen Sie die genutzten Module und stellen Sie pro Bereich die jeweilige Anzahl ein. PrüfBase rechnet je Modul mit einer unterschiedlichen Zeitersparnis pro Vorgang und zeigt Ihre monatliche Ersparnis.
Eingaben
Weitere Vorteile
- Weniger Abschreibfehler durch klare digitale Eingaben
- Digital überall verfügbar – im Büro und direkt vor Ort
- Automatische Auswertung für schnellere Entscheidungen
- Transparente Abläufe für Team, Kunden und Prüfer
Jährliche Ersparnis
0 Stunden
Das entspricht 0 Arbeitstagen pro Jahr.
Standardwert: 40 € pro Stunde.
0,00 €
Geschätzte jährliche Kosteneinsparung
Rechtssicherheit
Compliance auf Knopfdruck
PrüfBase unterstützt Sie bei der Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Prüfpflichten und Dokumentationsanforderungen. Ob behördliche Kontrolle oder Versicherungsfall – Ihre Unterlagen sind jederzeit vollständig und aktuell.
Jetzt beraten lassenHäufige Fragen
Was Interessenten meistens fragen
Antworten auf die häufigsten Fragen rund um Einführung, Sicherheit, Kosten und Betrieb.
Wie lange dauert die Einführung?
Typischerweise 2–4 Wochen vom Kick-off bis Go-live. Der genaue Zeitrahmen hängt von der Datenmenge und der Anzahl der zu schulenden Personen ab. Wir begleiten Sie in den ersten zwei Wochen nach Go-live aktiv (Hypercare).
Brauchen wir einen eigenen Server?
Nein. PrüfBase läuft als Cloud-Service in einem Rechenzentrum in der EU. Sie benötigen lediglich einen modernen Browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) bzw. ein Tablet für die Techniker. Auf Wunsch ist auch ein On-Premises-Betrieb in Ihrer eigenen Infrastruktur möglich.
Funktioniert die App auch ohne Internet vor Ort?
Die App ist für mobile Datennetze optimiert und kommt mit kurzzeitigen Verbindungsabbrüchen zurecht. Für Standorte ganz ohne Empfang (z.B. Tiefgaragen) plant der Techniker den Auftrag online vor und schließt ihn nach Wiederverbindung ab. Eine vollständige Offline-Nutzung ist nicht erforderlich – die meisten Standorte haben ausreichenden Empfang.
Können wir bestehende Daten aus SAP oder Excel importieren?
Ja. Wir importieren Standorte, Anlagen (Equipments), Material-Stammdaten und User aus CSV/Excel oder über eine SAP-Schnittstelle. Bestehende Auftragsnummern bleiben erhalten – auch der parallele Betrieb mit SAP ist möglich, inklusive „SAP-Abschluss"-Status für Aufträge, die in beiden Systemen geführt werden.
Wie sicher sind unsere Daten?
Hosting in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in der EU, tägliche verschlüsselte Backups, Zugriff über HTTPS mit modernen Cipher-Suites, rollenbasierte Berechtigungen und ein lückenloses Änderungsprotokoll. DSGVO-konforme Verarbeitung mit AVV.
Was kostet PrüfBase?
Die Lizenz richtet sich nach genutzten Modulen und Anzahl der User. Wir erstellen nach dem Erstgespräch ein konkretes Angebot, das zu Ihrer Unternehmensgröße passt. Der Ersparnis-Rechner auf dieser Seite gibt Ihnen einen ersten Eindruck der zu erwartenden Zeit- und Kosteneinsparung.
Welche Endgeräte unterstützt ihr?
Alle modernen Browser auf Desktop, Notebook und Tablet (iOS/iPadOS, Android, Windows). Für Techniker empfehlen wir ein robustes 10–11"-Tablet mit Stylus für die Kundenunterschrift. Eine native App ist nicht nötig, das spart App-Store-Genehmigungsprozesse.
Können wir PrüfBase erst einmal testen?
Ja. Nach dem Erstgespräch richten wir Ihnen einen kostenlosen Testzugang mit Beispieldaten ein. Sie können das System 14 Tage lang ohne Verpflichtung evaluieren. Auf Wunsch importieren wir auch eine kleine Auswahl Ihrer realen Daten, damit der Test aussagekräftig ist.
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns →
Kontakt
Bereit für digitale Prüfbuchverwaltung?
Fordern Sie eine unverbindliche Demo an oder stellen Sie uns Ihre Fragen.